年度末を迎え、書類の整理・処分を予定している会社もあると思うが、「タイムカード」の廃棄について、若干ご注意申し上げたい。
毎月の給与計算が終わった時点で言わば“使用済み”になってしまうタイムカード。しかし、労働基準法第１０９条に言う「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に該当するので、３年間は保存しておかなければならない。
このことは紙の「タイムカード」や「出勤簿」だけでなく、例えば各人がＰＣ上で会社に報告した「出退勤データ」についても同じであって、給与計算のために集計した後も、３年間は元データを保管する必要がある。また、盲点かも知れないが、「残業命令書」や「出張報告書」や「休暇届」等も、「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に該当することを忘れてはならない。
なお、これらはスキャナーで「画像データ」として取り込んで保存しておくこと（e-文書法第３条「電磁的記録による保存」）は可能とされる。
しかし、「給与計算のための集計データ」（編集の手を加えたもの）は、原本に代わるものとは認められないので、この点は誤解の無いようにしておかれたい。
ちなみに、労働基準監督署の臨検に際してこれらの資料が提出できなければ、最高３０万円の罰金が課せられる可能性があるうえ、たまたま違法な時間外労働が発見された場合などには意図的に資料を隠匿したものとして悪質性すら問われかねない。
最低限、法定の保存期限は守っておくべきだろう。
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