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Gmailを使いこなすコツは「考えない」ことだ

2016年10月31日 | 新聞や雑誌の記事
Gmailを使いこなす話です。個人的にもよく質問される内容です。 Gmailを使いこなす話に入る前に、そもそもGmailはどういう存在なのか、ということについて簡単に振り返っておきます。

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 Gmailはグーグルが2004年から提供している無料のメールサービスです。今、普通に使われているウェブメールは、ほぼすべてこのGmailをお手本にしていると言っていいほどのサービスです。利用者は世界中で数億人と言われています。

■ウェブメールの歴史を変えた「Gmail」

 2004年のスタート時から、無料メールでありながら、メールの容量は1GB(現在は15GB)ありました。優秀な迷惑メールフィルターや高い検索機能、画面移動を減らした操作性で、ウェブメールの歴史を変えてしまったほどの革新的なサービスです。

 グーグルはネット企業を代表する会社であり、つねに革新的なサービスを提供しているイメージがありますが、その中でも歴史的な意味と重要性で言うと、検索とグーグルマップとこのGmailがトップ3と言えるでしょう。それぐらいにGmailの登場は革命的だったのです。

 そしてグーグルという企業の恐ろしいところが、サービスへのテコ入れの手綱を緩めないところです。グーグルマップで言えば、ストリートビュー。そもそも革新的なサービスにでさえ、さらに革新を重ねてくるのがグーグルという会社なのです。

 そして、約2年ほど前に最初はベータ版としてリリースされたのが、アプリ「Inbox by Gmail」です。

「Inbox」の利点とは?

 「Inbox」は個人のタスク管理やリマインダーまで内包する、ある意味でメールを超えようとするサービスですが、ここではまず従来のメールの部分をご紹介しましょう。考え方はシンプルで、どうすればできるだけ余計なメールを見る時間を減らせるか、ということを考え尽くしているのです。

 以前からあるメールの分類方法としては、受信したメールを小分けして整理するというものがあります。フォルダ分けをしたり、ラベルづけをしたりなどといったものです。

 Gmailの場合、これまでもラベル管理ができ、そのラベルをつけるルールを細かく設定できるので、それはそれで重宝していました。

■完全に自動化された「Inbox」

 しかし、Inboxはさらにそれを推し進めて、ラベルそのものもInboxが指定してしまい、その分類は完全に自動化されているのです。はい、自分でラベルを作る必要すらないのです。

プロモーション: ECサイトからのセール情報やクーポン、そのほかのマーケティングやプロモーション関係のメール
ソーシャル: SNSからの通知メールなど
新着: 自分宛てのアラートや確認などの通知、登録しているウェブメディアなどからの通知も含まれる
マネー: 請求書や銀行の明細書などの金融・マネー関連のメール
ショッピング: ECサイトからの領収書、配送状況、そのほかのお知らせなど
トラベル: フライトの確認書やホテルの予約など、旅行関係のメール
フォーラム: メーリングリストやディスカッショングループからのメール

 これまでメールの整理を自分で一生懸命やっていた人はびっくりすると思います。もちろんInboxでは自分で整理することも可能ですが、推奨しているのはメールの分類はこっちに任せてみませんか? ということなのです。

 実際、使っているとInboxの自動整理が完璧とは言えないときもあります。でも、重要なメールにはどうせ分類とは違う印をつけますし、そもそも検索して出てくればいいわけです。だから、日々の分類に大事な時間を使うのはもったいないという設計思想にとても共感します。

 日々のメールの中にじっくり読む必要があるメールは、どのぐらいあるのでしょうか。文章の中身以上に添付されている画像、そこに書かれている特定の情報、動画へのリンクなど、文章そのもの以外が重要であるメールが多いはずです。

 ということは、メールを読まずに受信箱を開くだけで、メールの文章ではなく、そのメールが指している情報を表示したほうが、人の大事な時間をより浪費することがなくなるのです。

 Inboxのハイライト機能はそこを徹底しています。説明するよりも、実際の画面を見てもらうほうがいいので、ハイライト機能の中でも、いちばん役立つトラベル情報のInboxでの表示で説明しましょう。

出張時にここが便利!

 9月に私が台北に出張した際には、私が滞在するホテルの予約状況だけではなく、住所や電話番号などの情報がきれいに整理集約されて、ホテルの外見の写真サムネイル表示までついたメールとなって表示されました。大事なのは、私がメールを何か操作してできたものではないということです。

 まさに知りたい情報だけが表示されており、住所の横をタップすれば、即グーグルマップが立ち上がって道案内してくれるのです。

 海外で自分のホテルを探すときに、メールから住所をコピペしてもなぜかうまくいかず、まごついた経験のある人も少なくないでしょう。緊急でホテルに何かの変更を伝えなくてはいけないときに「予約番号は?」と聞かれて困ったことありませんか?  

 私はこのInboxの情報のまとめ方、まさに利用者目線の見事なまとめ方だと思います。Inboxはほかにも、画像が添付されていればメールを開かなくてもサムネイル画像を表示しますし、YouTubeのリンクが添付されていれば、YouTubeのサムネイルを表示してくれます。

 またAmazonなどのショッピングのメールでは自分が何を注文したメールなのかを、これもサムネイル画像で表示してくれます。こういったサムネイル表示のおかげで、不必要なメールを開くことが格段に減りましたし、同時に必要なメールを見つけることも簡単になったのです。

■ショートカットキーを使って時間短縮

 PCで操作するときは、コピペや高度なアプリケーションではキーボードショートカットを使う人が多いですね。実はGmailにもキーボードショートカットがあります(ここではウィンドウズ版のInboxのキーボードショートカットを紹介します)。メールをたくさん処理する人は作業時間をてきめんに短縮できるので、覚えておくといいでしょう。

 Inboxの画面を開いて「Shift+?」キーを押すとショートカットの一覧表が画面に出てきます。一覧表のいちばん上でキーボードショートカットのオンオフを切り替えられるので、オフになっていたら、オンに切り替えましょう。

 Gmailのキーボードショートカットは非常にたくさんあります。最初からいきなり全部覚えるのは無理ですし、そもそもその必要もありません。頻度の高いものから、徐々に覚えていくのがベストです。

覚えるべき「4つ」のショートカット

 とりあえず、最初に覚えたいのが、以下の4つのショートカットです。

j=次のメール
k=前のメール
Enter=メールを開く
y=アーカイブする

■ほかのサービスでも役立つ「j」「k」キー

 この4つのショートカットが使えれば、受信箱にたまったメールをざっくり必要なメールだけにすることができます。jkを押しながら、タイトルだけで不要なメールとわかる場合にはそのままyを押せばメールはアーカイブされます。メールの中身を確認したい場合はEnterを押して、メールの本文を確認し、やっぱり不要な場合にはyを押せばいいわけです。

 なお、このjkのキーはほかのウェブサービスでもよく使われているショートカットなので、これを機会に覚えておくのがオススメです。フェイスブックのニュースフィード、ツイッターのタイムラインでも、このjkのショートカットは適用されています。

 多少の齟齬(そご)があったとしても、コンピュータがやったほうが処理が早く正確なものは、コンピュータにやらせてしまったほうが面倒がありません。しかもそれで空いた時間をほかのことに使うことができます。もちろんその分、休憩したっていいのです。

 最近はAIという言葉がネットでは流通していますが、そんな高度なものからいきなり始めるのではなく、手元のメールから人とコンピュータの分業を始めていくといいのではないかと思います。でも、GmailでAIがメール処理のサポートをしてくれる時代だって、そう遠くないのかもしれません。
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