こんにちわ、家倉まいまいです。
先日、「間違って記事を投稿してしまいました!」とお伝えした清里ミーティングですが、
おかげさまで無事に終了いたしました。
(清里ミーティングの詳細についてはを
公式HPか
公式ブログをご覧ください)
今回のブログでは、
普段はあまりご紹介することのない「仕事」の裏側を一挙公開してみたいと思いまーす
さて、キープ協会の環境教育事業部は清里ミーティングの現地開催事務局として
全スタッフ総出で運営サポートにあたっておりましたが、
それでも人手が足らないので、お願いして全国からボランティアさんに集まって頂きました
ボランティアさんには前々日から清里入りしていただき準備を始めていただくのですが、
事務局の中心メンバーは半年以上前からコツコツと準備をしてきました。
とっても忙しくなり始めるのは、参加募集がはじまる2~3ヶ月前からです。
パソコンと電話と向かい合う時間がとても長いメンバーたち・・・
また、1ヶ月前になってくると、
参加者の方に事前にお届けする資料の発送準備が始まります。
『両面印刷×12種類×170人分』という作業をコピー機が行うとすると、
人間は楽チンですが、とても時間がかかる上にコピー機を占領してしまいます。
また、ウチにはそんな高性能な機械はありません・・・
そのため、
『170枚×12枚×手作業で紙を入れ替えて両面印刷にする×人力でセットを作る(この作業を帳合といいます)』
という大変だけれど地味~な作業が行われます。
また、A3などの大きなサイズの印刷物は
自動で好きな折り方に紙を折りたたんでくれる『折り器』くんにお願いして、ひたすら折り込んでもらいます。
それらを封筒にいれ、住所を打ち込んで作ったラベルを張り、封をして郵便屋さんに託します!
「無事、参加者さんの元に届いてね~!!」
「事前資料を見ながら、内容を想像してもらえるとうれしいなぁ」などなど、
いろいろな思いの詰まった資料を送付します。
ちなみに、第1報という「基本情報をまとめた、ひとまずのご案内」と、
第2報という「詳しい情報をまとめましたので、当日参加するワークショップなどを決めてくださいね」
「あなたの他には、こんな方も参加者しますよ」というご案内の2種類を事前にお送りしています。
(最近は紙資源の節約のため、第1報は希望者のみ紙でお送りし、通常はメールに添付するようになりました)
実は、こんな感じの仕事をしていたのです★
いやー、なんとも地道な作業が続きます!
他にも、備品の準備やお泊りの方の部屋割り、名簿入力など、更なる事務作業が続きますが、
次回は「当日の裏側の様子」をお届けしま~す