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減らすべきは 待ち時間&雑務 仕事が終わらない…IT導入・業務改革進む

2017-08-15 22:38:19 | 労働
 長時間労働になりがちな仕事は、客待ちや待機などの「手待ち時間」や周辺雑務の割合が高い――。そんな傾向がリクルートワークス研究所(東京)の調査で明らかになった。本来業務以外の時間をいかに効率化するか。働き方改革を進める企業の間では、日常業務の見直しやIT(情報技術)の活用で、周辺雑務の軽減や業務プロセス改革を進める動きが広がっている。

営業用社用車で子どもの保育園の送り迎えをする武田薬品工業の東川さん(東京都江東区)
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営業用社用車で子どもの保育園の送り迎えをする武田薬品工業の東川さん(東京都江東区)

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 武田薬品工業のMR(医薬情報担当者)、東川剛さん(35)は毎朝、長男(6)と長女(2)を営業用の社用車で保育園に送り、そのまま仕事に向かう。

 同社がMRに営業用社用車での保育園の送り迎えを認めたのは2年前。それまでは自転車で保育園に送り、帰宅後に社用車で出勤していた。「雨の日は大変だった」(東川さん)。多忙な医師と向き合うMRは長時間労働になりがち。同社は、MRの柔軟な働き方の実現や業務効率化のシステム開発に力を入れる。

 東川さんの勤務スタイルは「基本的に直行直帰」。朝一番で医薬品卸を訪問後、営業所に顔を出して昼前には外出。10カ所ほどの病院を回り医師と面会し、業務を終えると帰宅する。

 MRは病院訪問の合間の空き時間や待ち時間が多いのが悩み。だが東川さんはこれらの時間を無駄にせず、営業車内などで業務報告や説明資料の作成に充てる。今春導入の営業サポートツールで、他のチームの営業情報も瞬時に共有できるようになった。

 物件紹介に加え、見積もりや契約書の作成など付随業務が多い不動産営業も、長時間勤務になりがちな職種の一つ。レオパレス21の新宿店で副店長として活躍する志村玲紀さん(32)は、繁忙期は閉店後深夜まで残業することもあった。

 働き方が変わり始めたのは3年前。離職率の高さに危機感を持った経営層が、職場環境改善に乗り出した。残業削減や有給休暇の取得促進をトップダウンで進め、各部門にも自主的な働き方の見直しを求めた。

 志村さんの職場でも、支店のメールアドレスを設け、顧客からの連絡を全員が確認、対応可能にした。提案書類や送付状のフォーマットも統一。仕事に余裕がある人が、多忙な同僚に代わり書類送付をスムーズに行えるようになった。

 2015年導入の電子契約システムも効果があった。契約時などに顧客がタブレットに記入・入力した情報をパソコンにデータ登録できるようになり、手入力が不要になった。実際、同社の個人向け賃貸営業窓口の残業時間は、導入前の月平均37.6時間(14年度)から24.7時間(16年度)に減った。

 千葉県などで46店舗の美容院を展開するオオクシ(千葉市)。カットオンリークラブ幕張本郷店で店長を務める浅倉吉彦さん(46)は他社を経て06年に入社し、働きやすさに驚いた。「固定給なので指名の取り合いをしなくていいし、営業後に長時間アシスタントの練習をみることもない。お客さんの満足度と店の生産性の向上に集中できる」

 それを可能にするのが、独自の店舗運営手法だ。

 まず手待ち時間を減らす仕組みとして、予約制はとらず、受け付け順に施術する。各店舗は毎朝スタッフ数や混み具合を本部に報告し、本部は集約して全店に通知。余裕のある店舗は、混雑が予想される店に連絡し、スタッフを助っ人で出す。送り出した店舗には人件費が還元されるので、双方の生産性が上がる。

 さらに顧客と接する時間を確保するため、タオル洗濯、床のワックスがけなどの業務は外部に委託する。

「自社でやるのは、ノウハウがたまり売り上げにつながる仕事だけ」と大串哲史社長。一方で「人に関すること」は合理化せず、研修も自前で実施。新人やブランクのある人は本部での技術指導を経て配属されるため、現場の負担が少ない。

 業務マニュアルをマンガ化し全員に配るなど、やるべき仕事も無駄を省き、簡単になるよう工夫を重ねる。「皆が同じレベルの仕事ができるようになれば助け合える。それが生産性向上につながる」(大串社長)

(2017/8/15付日本経済新聞 夕刊)
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