ICT甲府
全ての自由を奪えても、自由を求める自由だけは奪えない




義援金を被災者に配分することについて考えている時に、ふと思い出して住民基本台帳ネットワーク関係の財団法人 地方自治情報センター(LASDEC)にアクセスしてみました。そこでみつけた記事が大変優れていたので転載させていただきます。(タグの変更のみ、内容は編集していません)


 下記につき、当センター関係団体より情報提供いただきましたので、地方公共団体へ CEPTOARメーリングリスト を通じて展開したことをお知らせします。

 なお、本記事は、被災して情報を取得することが困難な状況にある地方公共団体に向け、お知らせするものです。

通知日 平成23年3月18日 20時0分

(参考)国民へ発信する重要情報のファイル形式について

内容要旨

 震災発生から時間経過とともに、全国民が注目・閲覧を要する重要コンテンツ、政府、地方公共団体から提供される情報の多くが、PDFやExcelファイル形式で情報配信されております。インターネットを通じて多数の国民に円滑に閲覧していただきたいところですが、アクセスが集中し、PDFやExcelファイル形式の場合、容量が大きく、サーバー・回線リソースを圧迫し、重要情報が閲覧できない事象が頻出しています。

 また、被災してPCが故障していたり、PCを持っておらず、携帯電話で情報を確認している方もおり、携帯電話の細い回線で容量の大きなファイルを閲覧することが困難なケースもあります。

 このため、現在各団体がアップロードしておられる情報は、1分1秒を争うものも多々あるかと存じますが、より多くの方に簡易に情報を受け取っていただけるよう配慮した情報提供も心がけるべきと思われます。

 是非アップロードするファイルのデータ形式についてご一考いただき、国民への円滑な情報提供をご検討いただけますと幸いです。

ご参考まで、具体的なファイルの公開方法(混雑時にそれらの閲覧でしのげるようにする予防的措置)は以下の通りです。

       
  1. アップロードするファイルはPDFだけではなく、誰もが見ることができ、小容量な「HTML形式(テキスト)」のファイルも公開する。
  2.    
  3. 紙資料のスキャンファイルはPDFではなく、誰もが見ることができて、再利用が容易な「JPEG形式(静止画像データ)」とする。
  4.    
  5. 表形式データのファイルは、容量が大きくなるExcel形式ではなく、どのソフトでも開くことができて、再利用が容易な「CSV形式(表計算ソフトなどで開くことを前提に、データをカンマ(,)や、スペース、tab等で区切って並べたテキスト形式)」とする。

【具体的な方法例】

ワード・エクセル文書をHTML形式で保存する方法
 「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイルの種類にて『Webページ(*.htm,*html)』で保存

一太郎文書ファイルをhtml形式で保存する方法
 「ファイル」→「他形式の保存/開く」→HTML形式で保存

「国民へ発信する重要情報のファイル形式について 」より転載しました


以下は編者のメモです
エクセルやワードから 『Webページ(*.htm,*html)』で保存をする のは私はお勧めできません。Webページの標準仕様にはなりませんし、ファイルソースも汚くなります。Internet Explorer 以外のブラウザでは読めない場合もあります。
エクセルは CSV 形式で保存する、ワードならメモ帳(エディター)を開いておいて、ワードの上で全文選択-コピー処理をして、そのままメモ帳に貼り付け、それを txt 拡張子で通常のテキストファイルとして保存するのが最も小さなファイルになります。
テキストファイルでアップロードしてブラウザで見る事を考慮する時は、ワードで作成する文書は行末で改行する(Enterキーを押す)ことが大切です。段落で改行しただけのテキストはブラウザで開くと長い横一行(延々と横スクロールが必要)になって読めなくなります。

エクセルを CSV (カンマ区切り形式)で保存するには、エクセルで作成されたファイルで、「ファイル」-「名前を付けて保存」 として、「ファイル形式」のメニューから CSV を選択して保存します。この時にエクセルが表示するメッセージ(ダイアログ)は全てOK(はい) で進んで問題ありません。CSVファイルはそのままアップロードします。エディターで開いてみたりすると崩れてしまう場合がありますから注意してください。
尚、CSV形式で保存しようとする場合はエクセルのセル内では読点にカンマは使えませんし、数字の桁区切りは入れず表示をエクセルに任せるようにします。タブ区切りで保存しようとする時はセル内で文字列の頭を揃えるのにタブは使えません。

複数のシートがある場合は、シート毎に CSV保存を続けていきます。その時にエクセルのファイル名とシート名とを組合わせて、例えば、「エクセルファイル名+シート名」.csv のように、ローマ字と数字の組合わせでファイル名を決めると後から分かりやすくなります。ローマ字数字のファイル名はそのままサーバーにアップロードできます。CSVファイルサイズは驚くほど小さくなります。
CSV への変換が終ったエクセルはそのまま閉じます。元のエクセルファイルは残っていますから「保存」する必要はありません。

CSVファイルはダウンロードしてから、手元で ***.csv をクリックすればパソコンにインストールされているエクセルで開きます。エディター(メモ帳)で開けば、通常のテキストと同様に開けます。
複数のシートで構成されたエクセルは、CSV ファイルとしては別々ですから、別々なエクセル(ブック)になります。それらのシートを1つのエクセルに統合するのは簡単ですが、エクセルのヘルプで「シートの移動」に関する記事を参照すればわかります。
なお、CSV から開いたエクセルの列幅、行の高さはユーザーが見やすく再調整する必要があります。それを考慮してエクセルを作成することも大切です。

私はエディターを常用していてワードは使いません。エディターを使わない方に修正していただくような公開用の文書の下書きを送る時にはエクセルで書いています。
常在戦場、常にファイルサイズと見やすさを考慮してWebページを作成していれば、非常時に慌てる事もありません。

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