採用は準備で決まる

今年は春一番が１２年ぶりに測定されなかったとか。
南寄りかどうかはわかりませんが、結構強い風はよく吹いていましたよね。
桜の開花は例年より遅いようですが、マスク姿の人はいつも通り、すでに花盛りです。
花粉症は防備をしていても、ある日突然薬が効かなくなったりします。
そもそもなんの前触れもなく発症します。
特効薬はなく、折り合い付けてつきあっていくしかありません。
毎年このブログで同じことを書いていますが、もう１０年以上
病院で「減感さ療法」をやってもらっていますが、やっぱり目のかゆみはどうにもなりません。

さて、何かと忙しい３月です。
４月から新入社員を迎える準備に追われている会社も多いことでしょう。
やっと入社までこぎつけても、３年程度たたないと、本当になじんでくれたかどうかはわかりません。
これからが人事の仕事の始まりかもしれません。
　　　　　　　　　　　　
1月のブログで中途採用者は即戦力なのかというテーマで書きました。
何も指導せずに勝手に結果を残すのが即戦力というのであれば、そういう人材はどこにもいません。
と結ばせていただきました。

よく言うのですが、１人採用するためにかけた時間や求人広告費が退職ですべて無駄になってしまいます。
これはどんなことをしても避けなければなりません。
　
中小企業の場合は、人が辞めて必要に迫られて求人をかける、というのが現状です。
人員計画は立てづらく、なかなか良い人材が募集にこない、という現実も否定しませんが、
だからといってなんの準備もしないで面接に臨むというのは、いただけません。

■人材採用の間違い　　いくつ「はい」がありますか？　

　１．採用で求められる人材像が明確に説明できない
　２．採用面接での質問は、その場の雰囲気で質問すればいい
　３．電話受付対応者や当日の誘導係の担当者に応募者の感想を聞いていない
　４．面接日に応募者が面接で来社することを社内に徹底していない
　４．普段の会社の風景を見てもらえばいいので、面接の部屋の整頓、
　　　清潔さ、部屋の明るさ、うるささなどは気にしていない
　５．元気がよくて、声が大きい人はリーダーシップがあると思う
　６．御社の強みはどこですか、とたずねられて自分の成功体験を語ってしまう
　７．実際に入社してみないとわからないから、採用はインスピレーションだ
　８．前職が大手企業であれば、マナーや最低限のスキルは身についているはずだ
　９．自分と出身地や出身学校が同じで話が盛り上がったことがある
　10. 面接は会社が応募者を評価する場である

●「はい」の数　２つ以下　あなたの人材採用は問題ないでしょう
●「はい」の数　３〜５つ　あなたの人材採用は問題があります
●「はい」の数　６つ以上　あなたの人材採用は問題が多いです。すでに社内で問題が出ていませんか

会社は採用すれば、その人の大事な人生を定年まで預るわけですし、その人に仕事を託すわけです。
面接官の責任は重大です。

■会社が求める人材は明らかですか？　　　
　中途採用でよくあるのが「経験者優遇」
　どういう経験者なのか、どの程度の年数を経験者とイメージしているのか
　優遇とはどういう優遇措置があるのか
　具体的なイメージはありますか？

　求人広告でも字数が許す限り、他社が経験者優遇と書くところを
　飲食店なら、厨房での焼き物、煮物経験いずれか５年以上とか
　経験者には職務手当支給、と具体的に書くことで、無用なミスマッチを
　避けることができるのではないですか。

　企業で、「新しく配属される人はどんな人を希望しますか」と部門長に尋ねると、
　たいてい「優秀な人」と答えますよね。
　誰だって優秀な人がほしいですが、この優秀な人をどういう行動ができる人のことなのか、
　具体的な言葉に置き換えて伝えているでしょうか。
　人事が優秀と考える人と必ずしも一致しないのは、採用経験者であれば
　ごぞんじですよね。
　人事は営業がわかっていない、と言う前に、ちゃんと具体的に伝えないと。

　絶対避けたいのは、うちにはちょっと合わないけれど、
　経歴がすばらしいから、あるいはよさそうな人だから
「とりあえず、採っておこう」です。

　とりあえず、は新卒であれば教育で御社の風土に合った人材に育つかもしれませんが、
　中途採用の場合には「とりあえず」は、危険です。

　他社にとって優秀かどうかは関係なく、御社にとって必要な人材なのか
　見極めることが大切。
　人物像がすぐに浮かびませんか？
　御社の優秀な従業員のどこが優秀だと思うのか、挙げてみましょう。
　行動を棚卸しすれば、それが御社が求める人材です。

■履歴書は情報がいっぱい　　　
　最近は履歴書も自筆にこだわらない会社が増えてきました。
　社内でも字を書く機会がめっきり増えましたから、しょうがないと言えば
　しょうがないです。
　字を見れば人が見えると言いますが、時代が変わってもこれは本当でしょう。
　せっかく履歴書を出してもらうなら、やっぱり自筆で書いてもらいましょう。
　職務経歴書も、何回か読み返すと、具体的な仕事のイメージや人物像が見えてきます。
　見えてこない、という場合は、どこがひっかかるのか、不明なのかを書き留めて
　それこそを面接の場で質問しましょう。

■採用は準備で決まる　　　　
　採用面接の場でその人となり、どんな仕事をしてきたのかを聞いていては
　それだけで面接時間いっぱいです。
　事前に履歴書、職歴書に目を通して質問項目の準備をしておきましょう。
　面接でもっとも大切なことは
　どんな仕事をしてくれる人を会社は欲しいのかを伝えたうえで
　応募者がそれができる人なのかどうかの見極めです。

　ここがぶれると、たとえ3人程度の面接であっても、見誤る可能性があります。
　面接官が複数で面接する場合は、会社が求める人物像の共有化をしておくことは必須です。
　そうでないと、好き嫌いが判断材料に入ってしまいます。

■マニュアルにまどわされない面接　　　
　書店には面接攻略法等のノウハウ本があふれています。
　疑似面接で武装して真剣に取り組んでくる応募者に対抗するのに
　質問の事前準備やロープレもなしで臨むというのは、戦う前から勝負ありです。
　必要な人材を明確にしたうえでそれを判断する基準となる質問を事前に作りあげ、
　回答例も用意しておきたいところです。
　そうです、人事評価シートの要件（項目）に対して評価基準が１〜５まであるように、
　質問を作成する段階で３パターン程度
　回答例を用意しておきましょう。
　このときどの程度、会社独自の質問ができるかがカギです。
　一般的な質問では、応募者は模範回答例を答えてしまいます。

どうしたら良い人材が採れるのか　答えは、自社にあるのです。

　求人広告会社や採用支援会社にも確かに数をこなしている分、ノウハウはあります。
　でもどんな人材が必要なのか
　会社の強みをストーリーで語る
　自社に特化した質問の作成
　これらは会社が独自の言葉で表現できなければどうにもなりません。

　面接官にも向き、不向きがあります。
　面接官も応募者に評価されていることを肝に銘じて、会社の広報、ＰＲマンとして
　ふさわしい人物を選びましょう。

　小売業にいたときに言われたことがあります。
　応募者は、会社の商品を購入してくれるお客様でもあるのだから、不採用者こそ
　気持ちよく帰っていただかなければならない、と。

　採用は決して人事だけが行うものではありません。
　人事という部署をもたない中小企業であれば、なおさら全社を巻き込んで取り組む一大プロジェクトです。



鈴木社会保険労務士事務所

社会保険の手続きの手引き

いよいよ今日から３月です。
今頃の時期になると、４月からの新入社員を迎える準備におわれている総務の方も多いと思います。
ここでしっかり準備をしておかないと、せっかく求人広告、面接と手間ひまかけて採用した社員が、
早期で退職、ということにもなりかねません。

たとえば、配属された部署に席がなかった（事務用品が準備されていなかった）
配属初日は、1日じゅう渡された本を読んで終わった

これでは、希望と不安で入社した社員の方の不安だけが大きくなるばかりですよね。
何事も事前の準備が大切です。

迎える側にも新人はおられます。
新しく総務に配属されたとか、４月から手続き業務デビューという方もおられるでしょう。
久しぶりに手続きの実務を担当するという方もおられるのではないでしょうか。

これまで、毎年春になると手続き業務のセミナー講師をしてきましたが
最初に手続き業務の経験年数をたずねて始めるセミナーで、確か５年以上と答えた見るからにベテランそうな方が、
毎年参加してくださる会社もありました。
変更箇所はほんのわずかなのですが、なかなか自力で情報収集するのが難しいからかもしれません。

先日事業所の新規保険加入手続きを続けて数件担当しました。
首都圏ではそんなに変わりませんが、首都圏を離れるとまだまだ添付する資料が違っていて、
久しぶりに担当するとびっくりです。
そういえば、東京でも、雇用保険の新規事業所設置に関する確認資料で
事業実態の確認資料が少し違っていました。

税務署に提出した書類（給与支払い事務所の開設届出書等）以外を資料として提出する場合、
請求書※でも認めてもらえるのですが、この請求書を公共料金などが好ましいとするハローワーク
もあれば公共料金よりも、実際の取引先からの請求書のほうがよいとするハローワークもあります。
双方とも認めないといっているわけではありませんが、若干ニュアンスが違いますね。
※他の事業所宛てに自ら発行した請求書は証明になりません。

事業所が新しく社会保険に加入すると、窓口からいただく手続きの小冊子がありますが
この最新版がこちらからダウンロードできます。
これから初めて保険の手続き業務に取り組む方
もう慣れているけれど、基本的なことはちょっと忘れたという方も
一度こちらを参考に取り組んでみてください。

健康保険・厚生年金保険の事務手続き
http://www.nenkin.go.jp/main/employer/pdf_2011/kounen_01.pdf
雇用保険については、こちらから必要なページをダウンロードしてごらんになってください。
http://aichi-roudoukyoku.jsite.mhlw.go.jp/jirei_toukei/pamphlet_leaflet/roudouhokenkankei/koyohoken_siori.html

鈴木社会保険労務士事務所