今回は英文メールの本文のお話です。前回はメールの書き出しについてお話をしました。まず最初にメールの趣旨を話し始めるということでしたね。本文の部分には趣旨の詳細や、説明、理由、背景などを書きます。今回は、その部分に使えるフレーズを状況別にいくつかご紹介しましょう。
【自己紹介メールを出す】自己紹介メールはもしかしたら英語で出す最初のメールかもしれませんね。名前を名乗るところから始まる自己紹介文を見てみましょう。
例:
My name is Aiko Uda.
宇多藍子と申します。
I replaced Yuko Maezawa at the beginning of April.
4月の初めに、前澤裕子より引き継ぎました。
I was appointed marketing coordinator last month.
先月、マーケティングコーディネーターに任命されました。
I joined the company two years ago.
2年前、こちらの会社に就職いたしました。
I joined the IT department on July 1st.
7月1日、IT部門配属となりました。
Before that, I was in customer service department.
その前はカスタマーサービス部門におりました。
Previously, I was with ABC Company.
以前はABC会社で働いていました。
I look forward to working with you.
よろしくお願いいたします。
(直訳:ともにお仕事ができることを楽しみにしております)
【資料請求する】問い合わせや資料請求を行う場面を想定してみましょう。簡単な流れは、なぜメールを書いているのかから始まり、こちらの状況を説明して、資料請求をするという構成です。
例:
■なぜメールを書いているのかI saw your advertisement in the last issue of ABC Magazine.
ABC雑誌の先月号であなたの(会社の)広告を拝見しました。
We are very interested in your products.
あなたの(会社の)商品にとても興味があります。
I would like to know more about your company-s service.
御社のサービスについて、さらに詳しく知りたく存じます。
■何を探しているかWe are looking for a new supplier for our materials.
材料の新しい仕入れ先を探しています。
We are consideri
Beats by Dr.Dre専門店 -
ステファンカリー バッシュg shipping our products to Europe.
ヨーロッパへ私共の商品を送ることを考えています。
We are planning to book a booth at the conference next year.
来年のカンファレンスのブースを予約したいと考えています。
■何をして欲しいのかPlease send us your latest catalog.
最新のカタログを送ってください。
Would you please provide us with details of your service?
御社のサービスの詳細を、ご提供していただけますか。
I would appreciate it if you could provide us with information on the conference.
カンファレンスの情報をご提供いただけると、嬉しいのですが。
【添付資料を送付する】メールのやり取りの中でも、特に多いのはこの添付資料送付ではないでしょうか。そんな場合は下記のような表現が便利です。
The attached is the minutes for our last meeting for your record.
添付は前回の打合せの議事録です。保存用としてお送りします。
I attached the invoice #1010.
請求書No.1010を添付いたしました。
The monthly sales report is attached to this email. Please feel free to distribute among your team.
月次営業報告書がこのメールに添付してあります。是非そちらのチームで共有してください。
【日時を提案する】会議やテレカンファレンスの日程をメール上で提案してみましょう。最初の部分の「......を提案したいのですが」という書き出しと、「follow」という単語を使った「下記の」という表現に注目しましょう。また、文の後に箇条書きがくる場合、文章のピリオドは、コロン「:」に置き換えます。
I would like to suggest the next teleconference dates as follows:
次のテレカンファレンスですが、下記の日程をご提案したいと思います。
May I suggest the following dates for our next teleconference?
次のテレカンファレンスに日程を、下記のようにご提案したいと思いますがいかがですか。
日程は下記のように記載するとよいでしょう。曜日は括弧に入れません。曜日と日にちの間にはカンマを入れます。また、数字の後には「th」、123で終わる数字はそれぞれ「1st」、「2nd」、「3rd」と書きます。
Monday, May 10th
Tuesday, January 23rd
Friday, April 1st
曜日や月は最初の3文字で省略することもできます。省略した場合には、ピリオドを打つのを忘れないようにしましょうね。
Mon. / Tue . / Fri.
Jan. / Apr.
時間表記は24時間でも、「a.m./p.m.」表記でもどちらでもかまいません。また「am/pm」と「a.m./p.m.」があり、ピリオドがついているほうが正式ではありますが、ピリオドが使われていないものも広く使われています。実際の現場でよく使われているほうに統一するとわかりやすいですね。また国が異なると時差もあるので、実際に使う場合には相手の国の時間にも注意しましょう。
■指示を出すメール上で指示を出すこともよくありますね。そんな時には、物事をよりシンプルにわかりやすくするため、
箇条書きが良く使われます。おさえておきたいポイントは、いかに簡潔にするか。文章を箇条書きにするのではなく、
主語を省き、動詞をそろえ、ピリオドなどは取り除いてすっきりとさせます。
英語の箇条書きの良い例:In order to prepare, please:
?open a new document
?type a title, "Sample Email"
?copy and paste sample sentences from this website
?save
英語の箇条書きの悪い例:Please do below.
?You will open a new document
?Please type a title, "Sample Email"
?It is important to copy and paste sample sentences from this website
?Let-s save and you are done!
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実際仕事の状況は山のようにバリエーションがあるのでここではとても書ききれませんが、ここに出ている例文は動詞や名詞を置き換えることで、幅広く使い回せるものばかりです。是非参考にしてください。
文●宇多 藍子(ウダ アイコ)
AllAboutプロファイル ビジネス英語講師
http://profile.allabout.co.jp/pf/aiko-uda/
UNIVAST Education 代表取締役
クライエントの皆さんの「わかった!通じた!使えるようになった!」を大切な3本柱として英語レッスンや研修を行っています。個人レッスンや英語学習のプライベートコーチングのほか、NECなどの大手企業で英語研修を行うなど、様々な分野での英語教育に携わっています。