Q:休職中の社員との、コミュニケーション方法、連絡の取り方についてアドバイスをお願いします。
A:休職中の社員と、定期的なコミュニケーションが必要なことは、云うまでもありません。
なぜなら、休職中であっても、従業員としての身分に変わりはありませんので。
従って、会社としては、当該社員に対して、当然に安全配慮義務の履行が求められるからです。
「せいせいした、ほっとした」などと、不謹慎な思いを持ってはいけません。
音信不通だ、行方不明になった、などとなっては、問題がますます大きくなってしまいます。
そこで、当該社員が休職する前（やむを得ず、突然休職する場合もあります）に、
休職中における、会社とのコミュニケーションの在り方を打合せしておくことが必要です。
なお、その他に、会社の諸規程、休職中の待遇、収入、過ごし方及び、復職のやり方なども
打ち合わせておくことも必要ですが、別稿に譲ることとします。
さて、まずコミュニケーションの方法ですが、電話、手紙、メール、直接の面談等が考えれます。
しかし、それぞれに長所、短所があります。
会社側にとって、
・電話
メリット：いつでも、任意に連絡できる。
音声なので、ある程度の意思が伝わる。
手っ取り早い。
デメリット：相手が在宅かどうか分からない。
相手の都合を全く考慮しない。
相手の声は聞こえ、類推はできるが、直接に会っていないので、細部の様子が分からない。
・手紙
メリット：いつでも、任意に連絡できる。
相手に、迷惑がかからない。
多くの情報（モノを含む）を伝えることができる。
デメリット：最近の若手社員にとっては、苦手な連絡ツール。
確実な返信が期待できない。
一方通行で、問題あれば、数次にわたる往信が必要。
相手の様子が、窺い知れない。
・メール
メリット：いつでも、任意に連絡できる。
いつでも開封ができ、相手に迷惑がかからない。
デメリット：相手の様子が、窺い知れない。
一方通行で、問題あれば、数次にわたる往信が必要。
伝えることができるのは、文章のみ。
・直接の面談
メリット：直接に会うので、相手の様子がすべて分かる。
いろいろなモノを持参できる。
デメリット：遠隔地だと、時間、費用等が負担になる。
日程調整に手間取る。
結論としては、それぞれのメリットを生かした、数通りの手段による組み合わせが必要でしょう。
次に、頻度ですが、休職初期は、病気の急性期でもありますので、１か月に１回程度が、ベターでしょう。
もちろん、病気の種類や病状等によって、頻度を打合せしておくことも大切です。
また、緊急の連絡や面談も必要であり、柔軟に対応することが必要でしょう。
急性期を乗り越えれば、双方で頻度を決めることができますが、これにもある程度の柔軟性も必要でしょう。
次に、会社側のコミュニケーションを誰が担当するかです。
理想は、産業保健スタッフ、人事労務担当のうちから、休職者が了承した従業員が担うことになります。
そして、特定個人にすることが重要です。
事案によって、入れ替わり立ち代わりに、連絡してしまうのでは、休職者が混乱してしまいます。
