百の位以下を省略する

例えば「1,000,000,000」のように数値の桁数が多い場合、
よく、「単位：千」のように百以下の桁を省略することがあります。

Excelでも同様に表示桁数を省略することが可能です。

1. 省略したいデータが入力されている範囲を選択
   
2. [書式]メニューから[セル]を選択
   
3. [表示形式]タブの中にある[分類]から[ユーザー定義]を選択
   
4. [種類]のテキストボックスに「#,##0,」と入力する
   ※「#,##0」で三桁ごとに「,(カンマ）」を表示するという意味です
   
5. [OK]ボタンをクリックする
   

これで百以下の表示桁数を省略することが出来ました。

「#,##0,」の最後の","が表示桁数を省略する意味で、
例えば「#,##0,,」や「#,##0,,,」と入力を増やすことで、
「十万以下の表示桁数の省略」「億以下の表示桁数の省略」と、
省略する桁数を増やしていくことも可能です。

また、「#,##0,;[赤]#,##0,」と入力すれば、
負の数の時に赤字にして、百の位以下を省略することも可能です。

※「#,##0,;[赤]#,##0,」
青い字の箇所が正の数、赤い色の箇所が負の数、
セミコロンが正の数、負の数の書式を区別する記号になります。

お仕事で扱う単位が多い場合に使うと便利かも知れません。

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Excelで空白セルを○○に置き換えたい

リストをExcelで作成している時に、
データがないなどの理由でセルを空白にすることがあります。
作成している時はそれで大丈夫だったが、
「空白セルは０に置き換えたい」
ということが、後から出てきたりします。

Accessでは「Null値」で空白を検索できますが、
Excelでは検索ができません。

そこで利用できるのがジャンプ機能です。

1. まずは、リスト範囲をすべて選択します。（リスト内を一箇所アクティブにし、　Ctrl + Shift + *キーで選択できます）
   
2. [編集]メニューから[ジャンプ]をクリックします。
   
3. 「ジャンプ」ダイアログボックス右下の[セル選択]ボタンをクリックします。
   
4. [空白セル]をクリックして[OK]ボタンをクリックします。

これで、範囲選択している中で空白のセルを選択できます。

後は、「O」を入力してCtrl ＋ Enterキーで確定すれば、
一度に空白セルを特定データで埋めることができます。

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Excelのショートカットキー2

パソコンには多くのショートカットキーが存在します。
マウスのみで作業をする事が可能ですが、
ショートカットキーも利用すると、
右手でマウス、左手でキーボードと、
両手を使って作業ができるので効率的です。

今回はExcelにあるショートカットキーの中で、
表示形式に関するモノを紹介いたします。

セルの表示形式編

1. Ctrl+Shift+! ［桁区切り］スタイルを設定
2. Ctrl+Shift+# ［日付］スタイルを設定
3. Ctrl+Shift+$ ［通貨］表示スタイルを設定
4. Ctrl+Shift+% ［パーセント］スタイルを設定

マウスで操作をしている時は、
左手があいているので、
ショートカットキーを使って作業の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

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Excelで入力されたデータを半角に直す

Excelでデータ分析をする際に困るのが、
数値やアルファベットに半角と全角とが混在している時です。

データを入力する際の見落としや、
外部データからインポートした場合などに、
半角・全角が混在してしまうことがあります。

パソコン上では、
半角の文字と全角の文字は同じ「A」であっても、
別の文字として扱われてしまいます。
その為、ピボットテーブルなどで分析をしても、
半角で入力されたデータと、
全角で入力されたデータとで別々に扱われてしまいます。

しかし、一つ一つを入力しなおしていると手間がかかります。

そこで利用できるのが、
「ASC」関数と「JIS」関数です。

「ASC」関数は引数で指定されたデータを、
半角に修正し、答えとして返します。
ただし、半角の存在しない漢字・ひらがなは全角のままです。
「JIS」関数は引数で指定されたデータを、
すべて全角に修正し、答えとして返します。

式は次の通りになります。

=ASC([文字列])

=JIS([文字列])

たとえば、B列に「電話番号」が入力されているが、
半角と全角が混在しているという時に、
すべて半角に直したければ、
C列に「電話番号（半角）」という項目を追加し、
そこへ「ASC」関数を入力すれば、
すべて半角に統一することができます。

この関数を使えば、
一度の操作で半角・全角に修正できるので、
便利なのではないでしょうか。


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Excelのショートカットキー1

パソコンには多くのショートカットキーが存在します。
マウスのみで作業をする事が可能ですが、
ショートカットキーも利用すると、
右手でマウス、左手でキーボードと、
両手を使って作業ができるので効率的です。

今回はExcelにあるショートカットキーの一部を紹介したいと思います。

セルの書式設定編１

1. Ctrl+1　セルの書式設定ダイアログボックスの表示
2. Ctrl+2　太字の書式の設定と解除を切り替える
3. Ctrl+3　斜体の書式の設定と解除を切り替える
4. Ctrl+4　下線の設定と解除を切り替える
5. Ctrl+5　取り消し線の設定と解除を切り替える
   ※テンキーからは不可

特に便利なのは、
「Ctrl+1」のセルの書式設定ダイアログボックスの表示ではないでしょうか。

また、取り消し線も初期設定のままだと、
ツールバーにボタンが存在しない為、
ダイアログボックスから行う必要がありますので、
ショートカットから設定する方が効率的です。

マウスで操作をしている時は、
左手があいているので、
ショートカットキーを使って作業の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

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特定のデータが入力されたセルのみ選択

Excelの授業をしていると、

シートの中で数式が入力されたセルのみ選択したい。

シートの中で数値が入力されたセルのみ選択したい。

特定の範囲内で文字が入力されたセルのみ選択したい。

上記の様な質問をされる事が多くあります。

Excelだと、入力されているデータと、
表示されるデータが違う事がある為、
パッと見てにデータを判別するのが難しいです。
（例：「合格」と表示されるが、実際はIF関数が入力されている等）

一つか二つのデータを確認する分には一つ一つ選択をして、
数式バーで確認すれば済みますが、
多くのデータから特定のデータのみを探し出すのは手間がかかってしまいます。

そこで利用できる機能が、
「ジャンプ」の「セル選択」です。

○数式のみを選択したい場合○

１．任意のセルをアクティブにする
２．[編集]メニューから[ジャンプ]をクリックする
３．[ジャンプ]ダイアログボックス左下にある[セル選択]ボタンをクリックする
４．[選択オプション]ダイアログボックスが表示されるので、
　　[数式]にチェックを入れ[OK]ボタンをクリックする

この手順でシート内で数式が入力されたセルのみを選択できます。
また、[選択オプション]ダイアログボックスで、
[数式]にチェックを入れた後、
すぐ下にある[数値][文字][論理値][エラー値]のチェックを利用すると、
数式の結果が「数値のもの」「文字のもの」だけを選択することもでき、
あらかじめ範囲を選択しておけば、
特定の範囲内だけで選択することも出来ます。

○数値・文字のみ選択したい場合○

１．任意のセルをアクティブにする
２．[編集]メニューから[ジャンプ]をクリックする
３．[ジャンプ]ダイアログボックス左下にある[セル選択]ボタンをクリックする
４．[選択オプション]ダイアログボックスが表示されるので、
　　[定数]にチェックを入れ、下の[数値][文字][論理値][エラー値]から、
　　選択したい項目にチェックを入れる
　　（選択したくない項目はチェックを外す）
５．[OK]ボタンをクリックする

先ほどの数式と同様に、
あらかじめ範囲を選択しておけば、
特定の範囲内だけで選択をすることも出来ます。


その他にも、[選択オプション]ダイアログボックスを使えば、
特定のデータなどを一発で選択できるので便利です。



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Excelで乱数を使う

特定の業務になどにおいて不規則(ランダム)な数である
乱数を用いる場合があります。

Excelにはその乱数を求めることの出来る 2つの関数があります。


(1)RAND関数を使う

RAND関数はExcelに標準で用意されている乱数発生用の関数です
----------------------------------------------
書式：=RAND() 0～1の間の乱数を発生させる
----------------------------------------------
引数はありませんので記述をするだけで完成です。
何か操作を行うたびに乱数が発生し値が入れ替わるようになります。


(2)RANDBETWEEN関数を使う

RANDBETWEEN関数はRAND関数とは違い
「1～10までの乱数」といったように
乱数を発生させる範囲を指定することが可能です。

しかし、RANDBETWEEN関数は 標準の状態では利用することが出来ません。

この関数はExcelに用意されているアドイン(拡張機能)の
「分析ツール」を追加することにより利用できます。
アドインの分析ツールの追加の方法は…

○メニューから【ツール】→【アドイン】→ →
　アドインダイアログボックス内の【分析ツール】にチェックをつけてＯＫボタンを押す。

上記の設定をすればRANDBETWEEN関数を利用することが出来ます。
-----------------------------------------------
書式：=RANDBETWEEN(最小値,最大値)
[最小値]から[最大値]の間のランダムな数を求める
例1）=RANDBETWEEN(1,12)⇒
　　　　1～12までのランダムな数を表示
例2）=RANDBETWEEN(-10,10)⇒
　　　　-10～10までのランダムな数を表示
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特殊なセルの確定

Excelでデータを入力して、確定を行う為、
Enterキー押すと、
初期設定では、アクティブセルが一つ下のセルに移動してしまいます。

続けて次のセルにデータを入力したい場合には便利ですが、
同じセルに対して書式を設定したり、
オートフィルを使って今入力したモノをコピーしたい場合には、
確定後にアクティブセルを元に戻す必要が出てくるので、
少々不便です。

設定を変えれば、Enterキーを押しても、
アクティブセルを動かさないようにすることも可能ですが、
そうすると逆に、
次のセルにデータを続けて打ちたい時は不便になってしまいます。
また、
毎回、設定を変える訳にもいきません。

そこで活用できるのが、次の二つの操作です。

・[オートSUM]ボタン
・Ctrl +Enter

いつもはEnterキーを使って確定する所を、
上記のいずれかを使ってセルの確定を行うと、
アクティブセルを動かさずに確定を行う事が出来るのです。

これを利用すれば、
データ入力後も、同じセルに対して作業を効率的に行う事が出来ます。

ぜひ、活用してみてください。

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Excelの二種類のパレット

Excelのセルに色をつける際、
[書式]メニューから[セル]を選び、
[セルの書式設定ダイアログ]の[パターン]のタブから、
色を選ぼうとすると、
パレットが二段に分かれているのが分かると思います。
上段のパレットは、[書式設定]ツールバーにある、
[塗りつぶしの色]のボタンを押して表示されるパレットと一緒ですが、
その下にも別のパレットが表示されます。

このパレットにある色と、上の通常のパレットの違いを、
生徒さんに質問されたことがあります。


この二つのパレット、
見比べて見ると分かるのですが、
何色か、同じ色が被っています。
まったく違った内容が表示されている訳ではないのです。

実はここに描かれている色は、
グラフを作る際に使用される色なんです。

実際に、以下のデータを入力して縦棒グラフを作ると、
先ほどダイアログボックス内にあった、
あのパレットの色を使ったグラフが出来上がります。

	1月	2月	3月
東京	100	111	113
大阪	123	103	96
仙台	141	121	106

この事を利用すると、
表の書式に一工夫加える事が出来ます。

東京のデータ系列のグラフは先ほどのパレット内左上の色が使われています。
なので、表の方も、東京のデータが入っている行を、
同じ色にすれば、
表のどこのデータを使っているグラフなのか一目で分かります。

後は同じ要領で、
大阪のデータ系列の色と、大阪の行の色を、
仙台のデータ系列の色と、仙台の行の色を同じにすれば、
表とグラフのデータの関係性が分かりやすくなります。


ただグラフを作るだけならば必要のないことですが、
この様な、ちょっとした一工夫を加えることで、
よりいっそう、
分かりやすいファイルを作成できるのできるのではないでしょうか。

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Excelのシート見出しに色を付ける

Excelの特徴であるワークシート。
その見出し部分に、
Excel2002から色をつける事が出来るようになりました。


手順は簡単です。


1.色を変更したいシート見出しを右クリックする。
2.[シート見出しの色]をクリックし、表示されたパレットから色を選びます。
3.K>ボタンを押せば変更されます。


この時注意したいのが、
アクティブシートの見出しは「白」で表示される様になっている事です。

色を変更したいシートを右クリックした段階で、
そのシートがアクティブになり、
見出しは白くなってしまうのです。

そして、その状態でシート見出しの色を変更しても、
アクティブシートであることは変わらず、
シート見出しは白で表示されるのです。

この為、
シート見出しの色を変更する操作を行っても、
すぐにその結果は画面上に表示されず、
見出しは白いままになります。

そこで色の変更の結果を確認したい場合には、
アクティブシート以外のシート見出しをクリックする必要があります。
そうすることで、
変更したシートがアクティブでなくなり、
色が変更されている事が確認できます。


シート見出しの色を変える事で、
シートを分類ごとに分ける事ができます。

例えば、Excel上で総勘定元帳を作成する場合に、

　「資産」のシートは青
　「負債」のシートは赤
　「資本」のシートは緑

といったルールを決めて設定を行えば、
シートの内容を判別しやすくなるのです。



一つのExcelファイルの中に、
複数の書類をシート毎に入れられている方は、
便利なのではないでしょうか。

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